SEPA Direct Debit reconciliatie
SEPA Direct Debit reconciliatie is het proces van het afstemmen van de ontvangen betalingen van klanten met de openstaande facturen of verschuldigde betalingen. Reconciliatie is belangrijk voor handelaren om ervoor te zorgen dat alle betalingen zijn ontvangen, correct zijn afgestemd en om eventuele verschillen of fouten in de betalingsverwerking te identificeren.
Hier zijn de stappen die betrokken zijn bij SEPA Direct Debit reconciliatie:
Verkrijg het bankafschrift of rapport van de bank: Dit toont alle ontvangen betalingen en gedane afschrijvingen.
Vergelijk het bankafschrift met de lijst van openstaande betalingen: Dit wordt efficiënt gedaan door het importeren van het bankbestand in een boekhoudpakket waarin de openstaande facturen zijn opgeslagen. Dit zal helpen om eventuele verschillen of fouten in de betalingsverwerking te identificeren. Het kan ook handmatig worden gedaan, maar dit wordt niet aanbevolen.
Identificeer en onderzoek afwijkingen: Eventuele afwijkingen of fouten in de betalingsverwerking moeten worden onderzocht om de oorzaak te bepalen en het probleem te verhelpen. Dit kan inhouden dat er contact moet worden opgenomen met de klant, de bank of andere relevante partijen om het probleem op te lossen.
Door regelmatig (elke dag of eens per week) SEPA Direct Debit betalingen af te stemmen, kunnen handelaren ervoor zorgen dat alle betalingen zijn ontvangen en correct zijn afgestemd, en niet-betaalde facturen identificeren. Dit kan helpen om de financiële nauwkeurigheid te verbeteren en het risico op fouten en geschillen met klanten of de bank te verminderen.
Hoe kan een bank informatie over SEPA Direct Debit-transacties retourneren?
Banken kunnen informatie over SEPA Direct Debit-transacties retourneren door gebruik te maken van retourcodes (R-codes), die informatie verschaffen over de status van een betaling en de reden voor de retour. De retourcodes worden door banken gebruikt om handelaren te informeren over de status van een betaling en de reden voor de retour. De retourcodes zijn meestal gebundeld in de dagelijkse rekeninginformatie in formaten zoals MT940, CAMT.05X, CODA.
Wanneer een betaling faalt, zal de bank de retourcode aan de handelaar verstrekken samen met aanvullende informatie, zoals de naam van de debiteur, het rekeningnummer, de reden voor de mislukking en het (gestructureerde) bericht. Handelaren kunnen deze informatie gebruiken om hun administratie bij te werken en passende maatregelen te nemen, zoals contact opnemen met de klant om het probleem op te lossen of hun betalingsverwerkingsprocedures aan te passen om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen. Het wordt aanbevolen om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren.
Hoe kan een PSP reconciliatie-informatie over SEPA Direct Debit-transacties retourneren?
Een PSP (Payment Service Provider) kan reconciliatie-informatie over SEPA Direct Debit-transacties retourneren door gebruik te maken van statusrapporten en reconciliatiebestanden.
Statusrapporten: Een PSP kan statusrapporten aan de handelaar verstrekken die de status van elke SEPA Direct Debit-transactie aangeven, of deze succesvol is uitgevoerd of niet. De statusrapporten worden in realtime verzonden, afhankelijk van de overeenkomst tussen de PSP en de handelaar. Statusrapporten kunnen informatie bevatten zoals de transactie-ID, de naam van de debiteur, het transactiebedrag, de uitvoerdatum en de status van de transactie (succesvol, afgewezen, geretourneerd, enz.).
Reconciliatiebestanden: Een PSP kan ook reconciliatiebestanden verstrekken aan de handelaar die gedetailleerde informatie bieden over de SEPA Direct Debit- transacties, inclusief de status van elke transactie. Meestal is er geen extra informatie, wat het moeilijker maakt om de nodige maatregelen te nemen voor niet-geslaagde transacties.
Het formaat en de inhoud van statusrapporten en reconciliatiebestanden kunnen variëren afhankelijk van de PSP en de vereisten van de handelaar, maar ze bevatten over het algemeen zeer summiere informatie over de SEPA Direct Debit- transacties en hun status.